Si vous avez un jour tenté de lier un source de données MS Access, requête ou table, à Excel, vous avez sûrement été confronté à l’interprétation aléatoire des champs mémo.

Aléatoire ? Pas tant que ça. Il faut savoir que pour réaliser un export à partir du menu DONNEES EXTERNES / Exporter Excel, MS Access ne se base non pas sur la structure du champ mais sur le contenu des premières lignes. Si dans ces premières lignes il rencontre un contenu de plus de 255 caractères il considère ce champ comme mémo (texte long)… et là tout va bien.

Dans le cas contraire, il tronquera tout le reste à 255 caractères qui est la limite du format Texte Court, anciennement Texte. Adieu vos 32 000 caractères suivant !

Info : Un champ Texte Long, anciennement  Mémo, de la base de données 
Jet (Ms ACCESS) et d'une capacité de 65 535 caractères exactement. 
Une cellule MS EXCEL en contient tout au plus 32 767. 
Il en manquera toujours un peu.

On peut donc oublier l’export CSV ou depuis la commande MS Access, à part faire un tri sur le nombre de caractères de votre champ mémo, si techniquement cela ne pose aucun problème fonctionnellement cela peut ne pas convenir. On ne sera jamais sûr d’avoir la totalité du contenu.

Heureusement, il existe un méthode, certes un peu plus complexe mais également plus efficace. Il s’agit de l’automation. Autrement dit, piloter Excel depuis Access. Il existe une méthode de copie de recordset disponible avec VBA Excel.

CopyFromRecordset

Cette méthode est disponible dans Excel sans ajout de bibliothèque (Références) car il faut le savoir, Excel est un consommateur de Recordset à ses heures.

Voici le code commenté :

Function fInsertInSheet(ByVal strPath As String, ByVal strFeuille As String, rst As Recordset2) As Boolean 
'----------------------------------------------------------------- 
' Procedure : fInsertInSheet 
' Author : Fabrice CONSTANS (MVP) 
' Date : 21/01/2014 
' Purpose : Insère un ou plusieurs enregistrements issu de RST 
' dans la feuille excel strFeuille du fichier strPath 
' utilise fFieldFormated() et ADODB 
' Parameters: strPath = chemin+nom du fichier Xls au format 12.0 
' strFeuille = la feuille dans laquelle insérer l'enrg 
' rst = le recordset contenant les données à insérer 
' Return : Boolean renvoi vrai si insertion réussie 
'----------------------------------------------------------------- 

'Ecrit le recordset transmis dans la feuille indiquée 

Dim strSql As String 
Dim i As Long 
Dim l As Long
 
'Late Binding 
Dim oExcel As Object ' Excel application 
Dim oFeuille As Object ' la feuille 
Dim oWork As Object ' le workbook 
Dim boolStateDisplayAlerts As Boolean 
Dim boolStateAskToUpdateLinks As Boolean 

On Error GoTo Errsub 
Set oExcel = CreateObject("Excel.Application") 
oExcel.Visible = False 
'enregistre l'état 
boolStateDisplayAlerts = oExcel.DisplayAlerts 
boolStateAskToUpdateLinks = oExcel.AskToUpdateLinks 
'met en mode silentieux 
oExcel.AskToUpdateLinks = False
oExcel.DisplayAlerts = False 

Set oWork = oExcel.Workbooks.Open(strPath) ' ouvre le classeur 
Set oFeuille = oWork.Sheets(strFeuille) ' active la feuille 
'xlByRows, xlPrevious l = 1 

'insertion en ligne 1 
oFeuille.Cells(l, 1).CopyFromRecordset rst 'copie recordset 
oExcel.Windows(1).Visible = True 
oWork.Save 'on le sauve 

'remet à l'état d'origine 
oExcel.DisplayAlerts = boolStateDisplayAlerts 
oExcel.AskToUpdateLinks = boolStateAskToUpdateLinks 
oExcel.Visible = True 
oExcel.Quit 

Set oFeuille = Nothing ' vide les objets xls 
Set oWork = Nothing 
Set oExcel = Nothing 
fInsertInSheet = True 'ça c'est bien passé ! 

Exitsub: 
On Error GoTo 0 Exit Function 

Errsub: 
fInsertInSheet = False 'il y a un problème 
'mettre ici une gestion d'erreur ou un msg 
End Function

Conclusion

Voilà un code pas si mystérieux où l’on ouvre un recordset coté Access pour le copier dans la feuille Excel. Plus d’informations sur le LateBinding.

Bonne utilisation !